iZND Anti Bribery Policy
iZND Group Anti Bribery Policy
iZND Group Anti Bribery Policy
Why it matters
Bribery and corruption distort competitive markets, increase the cost of doing business and harm customer trust. Giving or receiving bribes, whatever their size, is never acceptable and we take a zero-tolerance approach to those involved in bribery. In all the countries in which we operate, bribery is illegal and is punishable by serious fines and imprisonment. As a business, our reputation is damaged even by allegations of bribery or corrupt practices.
Purpose of policy
The purpose of this policy is to set out
Our minimum expectations for complying with anti-bribery laws; and
The obligation of every iZND’s business unit to adopt and implement an effective anti-bribery compliance programme.
Scope
This policy applies to colleagues employed by companies that are either majority-owned by iZND’s or operated by iZND’s management or iZND Group of Companies. It applies also to consultants, contractors and agency staff in relation to their work for, or on behalf of, iZND’s. Companies in which iZND’s holds a minority stake are expected to implement anti-bribery rules, practices and procedures that are consistent with this policy.
Failure to comply with this policy may result in disciplinary action being taken against any colleagues concerned or the termination of contracts with contractors and other third parties working for iZND’s.
What is Bribery?
This policy defines bribery as offering, promising, giving, accepting or requesting anything of value in order to influence the decision-making of another person. Examples of something that is of value include offers of cash or a cash equivalent, services, offers of employment, charitable donations, political contributions, travel and/or entertainment expenses, meals and gifts.
Third parties and associated persons
An associated person is a third party that performs services for or on behalf of iZND’s. The definition of an associated person is intentionally broad and includes joint venture partners, subsidiaries and agents of iZND’s along with contractors, consultants and suppliers if they perform services for or on behalf of iZND’s. These could be property developers obtaining permits on our behalf, freight forwarders moving our goods across borders or law firms representing us on transactions. Other associated persons might include those seeking planning consent or obtaining alcohol licences on our behalf, mall management companies who are overseeing our malls, external advisors engaging with foreign governments and agents obtaining clothing supply orders on our behalf.
iZND’s may be guilty if an associated person commits an act of bribery on behalf of iZND’s, even if iZND’s was not aware that the associated party had paid the bribe. It is therefore important that adequate due diligence is conducted on third parties before they act on behalf of iZND’s. The iZND’s Anti-Bribery Blueprint provides further information on the conduct of due diligence.
Bribing a public official
The bribing of public officials is an offence in most countries. Under the Malaysian Anti-Corruption Commission Act 2009, bribery of foreign public officials is a specific crime. Colleagues and those acting on our behalf must therefore pay particular attention when dealing with public officials. Any activity that constitutes an attempt to bribe a public official, or which may give that impression, is prohibited.
The definition of a public official is deliberately broad and includes, among others, elected and non-elected officials holding a legislative, administrative or judicial position. It also includes those performing public functions in national, local or municipal government or for any public agency or public enterprise, and executives or officers exercising public functions in state-owned enterprises. Examples of public officials could be local city planning officers granting permits for building stores, a harbour master at a government run port providing clearances for a shipment of our goods or an employee of a government-run business where the government has a large degree of control over the enterprise.
Facilitation payments
Facilitation payments are small bribes that are paid to speed up an administrative process, such as the issuing of a permit or licence by a local authority. Such payments are prohibited under this policy, irrespective of where they are given. However, lawful fast-track procedures (such as the express lane at the airport or quick turnaround visa and passport services), are acceptable so long as they are open and available to everyone and are never paid directly to the individual. Such legitimate procedures do not constitute facilitation payments.
Gifts and Entertainment
For the most part, the giving and receiving of gifts and entertainment is a normal way of developing and maintaining business relationships with suppliers, contractors and others. Gifts and entertainment should be modest in nature and only ever an infrequent or occasional activity.
Gifts or entertainment that may be construed as bribes or would cause a conflict of interest or damage the reputation of the business are prohibited and must be avoided at all times. The giving of gifts or entertainment to public officials or to their close family members in any country is generally discouraged and gifts are prohibited if they are intended to influence the decisions of a public official or could give that impression. Our Gift & Entertainment policy provides further information and guidance on the giving and receiving of gifts and entertainment as well as the procedures for obtaining approval and process for logging gifts and entertainment.
Supplier funding of iZND's events and charitable initiatives
Our Gift & Entertainment policy provides information and guidance on when suppliers are permitted to fund internal iZND’s events or charity initiatives. Key principles are that the cost of running a iZND’s event is borne by iZND’s and we should never put suppliers or other parties under pressure to buy tickets or provide sponsorship for iZND’s events.
Political and Charitable contributions or donations
Although we work with governments and other parties around the world on issues that promote the well-being of our customers and communities, as a business we have no political affiliations and we do not make political donations. We provide support, both in money and in other forms, to qualified non-profit organisations in order to improve the overall well-being of the communities in which we operate. Charitable contributions or donations must never be provided with the expectation of receiving any improper benefit for iZND’s. Donations to charities associated with public officials and their families represent a significant risk for bribery and should be carefully considered and recorded according to our Political Donations and Charitable Donations policies.
Raising your concerns
If you suspect that a breach of this policy has occurred or may occur in the future, please speak to your line manager. If that is not possible, speak to your local Security or Legal teams or call/email Protector Line.
iZND’s Malaysia contact details are:
Email: Prof. Dr. Isaac Andy, CEO & Founder, Head Safety, Security & Resilience (isaac@iznd.com.my), or
Jason Kua, Corporate Services Director (jason@izndgroup.com)
Protector Line: +60(3) 8615261 , whatsapp +60 (11) 5622 2295
We are committed to ensuring that colleagues who raise concerns are not victimized and do not tolerate retaliation in any form against individuals who raise concerns. If you raise a genuine concern in good faith, you will not face any adverse consequences for speaking up, even if you were mistaken about your concern. If you believe that you are being retaliated against, you should report it immediately.
Related Documents
This policy is supported by the following policies:
Gift & Entertainment policy
Conflicts of Interest policy
Charitable Donations policy
Whistleblowing policy
Public (Supplier) Anti-Bribery policy
Public (Supplier) Gift & Entertainment policy
Reporting requirements by business units
All business units are required to implement this policy and to communicate it to colleagues on an annual basis
Polisi Anti-Rasuah
Mengapa Polisi ini penting
Rasuah menggugat persaingan sihat di dalam pasaran ekonomi, meningkatkan kos perniagaan dan menjejaskan kepercayaan pelanggan. Aktiviti memberi atau menerima rasuah, tidak kira berapa jumlahnya, adalah dilarang sama sekali dan kita mengambil pendirian tegas tidak akan bertoleransi atau berkompromi dengan mereka yang terlibat dalam aktiviti rasuah. Di kesemua negara di mana kami beroperasi, rasuah merupakan perlakuan yang menyalahi undang-undang dan boleh dihukum dengan didenda yang tinggi serta hukuman penjara. Sebagai sebuah perniagaan, dakwaan mengenai rasuah atau amalah rasuah sudah cukup untuk mencemarkan reputasi kita.
Tujuan Polisi ini
Polisi ini bertujuan untuk membentangkan
Jangkaan minimum bagi pematuhan terhadap undang-undang anti-rasuah; dan
Tanggungjawab yang diberikan kepada setiap unit perniagaan iZND’s untuk menerapkan dan melaksanakan program kepatuhan anti-rasuah yang efektif.
Skop
Polisi ini terpakai bagi semua rakan sejawat yang digaji oleh syarikat-syarikat sama ada dimiliki secara majoriti oleh iZND’s atau dikendalikan oleh pengurusan iZND’s atau iZND Group of Companies. Polisi ini turut terpakai bagi perunding, kontraktor dan kakitangan agensi berkaitan dengan kerja mereka untuk, atau bagi pihak, iZND’s. Syarikat-syarikat di mana iZND’s memegang kepentingan minoriti diwajibkan melaksanakan peraturan, amalan dan prosedur anti-rasuah yang konsisten dengan Polisi ini.
Kegagalan untuk mematuhi Polisi ini mungkin menyebabkan tindakan tatatertib diambil terhadap mana-mana rakan sejawat yang terlibat atau penamatan kontrak bagi kontraktor dan pihak ketiga yang bekerja untuk iZND’s.
Apakah itu rasuah?
Polisi ini mentakrifkan rasuah sebagai langkah menawarkan, menjanjikan, memberikan, menerima atau meminta apa jua yang bernilai untuk mempengaruhi proses membuat keputusan oleh pihak lain. Contoh sesuatu yang bernilai termasuk tawaran wang tunai atau yang bersamaan dengan tunai, perkhidmatan, tawaran pekerjaan, derma amal, sumbangan politik, perbelanjaan perjalanan dan/atau keraian, makanan dan minuman serta hadiah.
Pihak ketiga dan orang-orang yang berkaitan
Orang yang berkaitan adalah pihak ketiga yang melaksanakan perkhidmatan untuk dan bagi pihak iZND’s. Orang yang berkaitan sengaja diberikan takrifan yang luas dan termasuk rakan usaha sama, anak syarikat dan ejen iZND’s bersama-sama dengan kontraktor, perunding dan pembekal jika mereka melaksanakan perkhidmatan untuk atau bagi pihak iZND’s. Ini mungkin merangkum pemaju hartanah yang mendapatkan permit bagi pihak kita, penghantar fret yang mengangkut barangan kita merentas sempadan atau firma guaman yang mewakili kita dalam urus niaga. Contoh lain bagi orang yang berkaitan mungkin termasuk mereka yang memohon kebenaran perancangan atau mendapatkan lesen alkohol bagi pihak kita, syarikat pengurusan kompleks beli-belah yang menyelia kompleks beli-belah kita, atau penasihat luar yang berinteraksi dengan kerajaan asing dan ejen yang mendapatkan pesanan pembekalan pakaian bagi pihak kita.
iZND’s mungkin dianggap bersalah jika orang yang berkaitan melakukan perbuatan rasuah bagi pihak iZND’s, meskipun iZND’s tidak mengetahui bahawa pihak yang berkaitan telah memberikan rasuah tersebut. Justeru, usaha wajar yang mencukupi perlu dijalankan terhadap pihak ketiga sebelum kuasa diberikan kepada mereka untuk bertindak bagi pihak iZND’s. Rangka Tindakan Anti-Rasuah iZND’s menyediakan maklumat lanjut tentang pengendalian usaha wajar.
Pemberian rasuah kepada penjawat awam
Pemberian rasuah kepada penjawat awam adalah satu kesalahan di kebanyakan negara di dunia. Di bawah Akta Suruhanjaya Pencegahan Rasuah Malaysia, pemberian rasuah kepada penjawat awam asing adalah kesalahan jenayah yang khusus. Oleh itu rakan sejawat dan mereka yang bertindak bagi pihak kita perlu berhati-hati apabila berurusan dengan penjawat awam. Apa-apa aktiviti yang merupakan satu percubaan untuk memberikan rasuah kepada penjawat awam, atau yang mungkin memberikan gambaran sedemikian, adalah di larang sama sekali.
Penjawat awam sengaja diberikan takrifkan yang luas dan termasuk, antara lainnya, pegawai yang dipilih dan tidak dipilih yang memegang jawatan perundangan, pentadbiran atau kehakiman. Ia turut termasuk mereka yang melaksanakan fungsi awam dalam kerajaan di peringkat persekutuan, tempatan atau perbandaran atau untuk mana-mana agensi awam atau perusahaan awam, dan eksekutif atau pegawai yang melaksanakan fungsi awam dalam perusahaan milik kerajaan. Contoh penjawat awam mungkin termasuk pegawai perancang bandar tempatan yang memberikan permit untuk membina gedung, syahbandar di pelabuhan yang dikendalikan oleh kerajaan yang memberikan pelepasan untuk penghantaran barangan kita atau pekerja perniagaan yang dikendalikan oleh kerajaan jika kerajaan mempunyai tahap kawalan yang tinggi terhadap perusahaan tersebut.
Pembayaran pemudahan
Pembayaran pemudahan adalah rasuah kecil yang dibayar untuk mempercepatkan proses pentadbiran, seperti pengeluaran permit atau lesen oleh pihak berkuasa tempatan. Pembayaran sedemikian dilarang di bawah Polisi ini, tidak kiralah di mana pembayaran tersebut diberikan. Walau bagaimanapun prosedur secara ‘fast-track’ yang sah (seperti laluan ekspres di lapangan terbang atau perkhidmatan kelulusan visa dan pasport yang pantas), boleh diterima asalkan prosedur tersebut dilakukan secara terbuka dan boleh digunakan oleh semua pihak dan tidak dibayar secara terus kepada individu. Prosedur yang sah ini bukanlah merupakan pembayaran pemudahan.
Hadiah dan Keraian
Pemberian dan penerimaan hadiah dan keraian biasanya adalah cara yang lazim untuk membina dan mengekalkan perhubungan perniagaan dengan pembekal, kontraktor dan pihak lain. Hadiah dan keraian hendaklah bersifat sederhana dan jarang dilakukan.
Hadiah atau keraian yang mungkin dianggap sebagai rasuah atau yang menimbulkan konflik kepentingan atau merosakkan reputasi perniagaan adalah dilarang dan hendaklah dielakkan pada setiap masa. Pemberian hadiah atau keraian kepada penjawat awam atau ahli keluarga mereka secara amnya di mana-mana negara tidak digalakkan dan hadiah tidak boleh diberikan jika hadiah tersebut bertujuan untuk mempengaruhi keputusan penjawat awam atau memberikan gambaran sedemikian. Polisi Hadiah & Keraian Kumpulan kita memberikan maklumat dan panduan lanjut mengenai pemberian dan penerimaan hadiah dan keraian serta prosedur untuk mendapatkan kelulusan dan proses untuk merekodkan hadiah dan keraian.
Pembiayaan acara dan inisiatif amal iZND's oleh pembekal
Polisi Hadiah & Keraian Kumpulan kita membentangkan maklumat dan panduan mengenai situasi apabila pembekal dibenarkan membiayai majlis atau inisiatif amal dalaman iZND’s. Prinsip utama yang ditetapkan adalah bahawa kos untuk mengendalikan acara iZND’s hendaklah ditanggung oleh iZND’s dan kita tidak boleh mengenakan tekanan ke atas pembekal atau pihak lain untuk membeli tiket atau menyediakan penajaan untuk acara iZND’s.
Sumbangan atau derma Politik dan Amal
Kita menjalin kerjasama dengan kerajaan dan pihak-pihak lain di seluruh dunia mengenai isu-isu yang menggalakkan kesejahteraan pelanggan dan masyarakat, walau bagaimanapun, sebagai sebuah perniagaan kita tidak mempunyai sebarang perhubungan politik dan tidak menyumbang derma politik. Kita menyediakan sokongan, dari segi kewangan dan juga dalam bentuk lain, kepada organisasi yang layak dan yang tidak meraih keuntungan, demi mempertingkatkan kesejahteraan masyarakat setempat di mana kita beroperasi secara amnya. Sumbangan atau derma amal tidak boleh diberikan dengan harapan akan menerima sebarang manfaat yang tidak wajar oleh iZND’s. Derma untuk badan amal yang mempunyai kaitan dengan penjawat awam dan keluarga mereka menimbulkan risiko ketara berlakunya rasuah dan hendaklah dipertimbangkan dan direkodkan dengan teliti menurut Polisi Derma Politik dan Derma Amal kita.
Mengutarakan kebimbangan anda
Jika anda mengesyaki bahawa Polisi ini telah dilanggar atau mungkin akan dilanggar pada masa hadapan, sila hubungi pengurus atasan anda. Jika anda tidak dapat berbuat demikian, sila berbincang dengan pasukan Keselamatan atau Undang-undang tempatan anda atau telefon/e-mel Protector Line.
Butir-butir hubungan iZND’s Malaysia adalah:
Email: Prof. Dr. Isaac Andy, CEO & Founder, Head Safety, Security & Resilience (isaac@iznd.com.my), or
Jason Kua Corporate Services Director (jason@izndgroup.com
Protector Line: +60(3) 8615261 whatsapp +60 (11) 5622 2295
We are committed to ensuring that colleagues who raise concerns are not victimised and do not tolerate retaliation in any form against individuals who raise concerns. If you raise a genuine concern in good faith, you will not face any adverse consequences for speaking up, even if you were mistaken about your concern. If you believe that you are being retaliated against, you should report it immediately.
Dokumen Berkaitan
Polisi ini disokong oleh Polisi seperti yang berikut:
Polisi Hadiah & Keraian Kumpulan
Polisi Konflik Kepentingan Kumpulan
Polisi Derma Amal Kumpulan
Polisi Pemberian Maklumat Kumpulan
Polisi Anti-Rasuah (Pembekal) Awam
Polisi Hadiah & Keraian (Pembekal) Awam
Syarat pelaporan oleh unit perniagaan
Semua unit perniagaan dikehendaki melaksanakan Polisi ini dan memaklumkannya kepada rakan sejawat setiap tahun.